Политика обработки персональных данных

1.Общие положения

1.1.Политика определяет, как ИП Вихрова Ольга Юрьевна (далее — Оператор) обрабатывает и защищает персональные данные при работе платформы EventBuilder. Издавать такой документ закон прямо обязывает операторов — юридических лиц (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — 152-ФЗ). Оператор — индивидуальный предприниматель, поэтому Политику он издаёт по собственному решению; публиковать её Оператор обязан в любом случае, поскольку данные собираются через сеть «Интернет» (ч. 2 той же статьи).

1.2.Политика действует для всех, чьи персональные данные попадают на Платформу:

• Организаторов и их Представителей;
• Участников Мероприятий;
• Спикеров;
• посетителей Сайта;
• лиц, обращающихся в поддержку.

1.3.Оператор обрабатывает персональные данные по законодательству Российской Федерации, в том числе:

• 152-ФЗ «О персональных данных»;
• Постановлению Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119;
• приказу ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21;
• приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 (требования к подтверждению уничтожения данных);
• Федеральному закону от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» — в части рекламных рассылок.

1.4.Политика опубликована в открытом доступе:

• на Сайте eventbuilder.ru;
• по ссылке в Главном боте Платформы и в каждом Event-боте — до начала сбора данных.

1.5.Политика входит в пакет документов Платформы вместе с Пользовательским соглашением, Публичной офертой и Политикой конфиденциальности. Термины во всех четырёх документах совпадают. Порядок поручения обработки данных Участников (когда Оператор действует по заданию Организатора) подробно урегулирован разделом о поручении обработки в Пользовательском соглашении.

1.6.Продолжая пользоваться Платформой после ознакомления с Политикой, субъект подтверждает, что прочитал её. Согласие на обработку данных Политика не заменяет: согласие субъект даёт отдельно, на специальном экране в боте или на Сайте.

2.Термины и определения

2.1.Платформа — программный сервис EventBuilder: Сайт, Админ-панель, Главный бот @Event_Builder_Ru_Bot и Event-боты, создаваемые для Мероприятий.

2.2.Сайт — сайт eventbuilder.ru.

2.3.Админ-панель — веб-интерфейс управления Мероприятием (eventbuilder.ru/app/admin).

2.4.Event-бот — Telegram-бот конкретного Мероприятия, через который регистрируются и взаимодействуют Участники.

2.5.Оператор — ИП Вихрова Ольга Юрьевна. В зависимости от ситуации Оператор выступает либо оператором персональных данных, либо лицом, обрабатывающим данные по поручению Организатора (раздел 4).

2.6.Организатор — клиент Платформы, который создаёт и проводит Мероприятие. Представитель Организатора — физическое лицо, которое действует от имени Организатора в Админ-панели, включая лиц с делегированным доступом.

2.7.Участник — физическое лицо, которое регистрируется на Мероприятие или взаимодействует с Event-ботом.

2.8.Мероприятие — событие, для которого создан Event-бот. Личное мероприятие — Мероприятие, которое физическое лицо проводит для личных и семейных нужд, без предпринимательской цели. Бизнес-мероприятие — Мероприятие, которое проводит Организатор-предприниматель или организация.

2.9.Спикер — физическое лицо, выступающее на Мероприятии и указанное в расписании.

2.10.Тариф — объём функций Платформы: Free — по Пользовательскому соглашению; Standard, Pro, Agency Pass и Agency Max — по Публичной оферте; Enterprise — по отдельному договору.

2.11.Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу.

2.12.Обработка — любое действие с персональными данными: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

2.13.Трансграничная передача — передача персональных данных на территорию иностранного государства иностранному лицу (ст. 12 152-ФЗ).

2.14.Журнал согласий — электронный журнал Платформы, в котором фиксируются дата, время и содержание каждого данного или отозванного согласия.

3.Сведения об Операторе

3.1.Оператор: индивидуальный предприниматель Вихрова Ольга Юрьевна, ИНН 602713690300, ОГРНИП 320602700005740.

3.2.Адрес Оператора: 180020, Псковская область, Псковский район, деревня Борисовичи, ул. Михайловская, д. 1, корп. 3, кв./офис 581.

3.3.Электронная почта для вопросов о персональных данных: vihrovden@yandex.ru.

3.4.Ответственный за организацию обработки персональных данных — индивидуальный предприниматель Вихрова Ольга Юрьевна. Письма направляются на vihrovden@yandex.ru с пометкой «Персональные данные».

4.Две роли Оператора

4.1.Оператор действует как самостоятельный оператор персональных данных, когда обрабатывает:

• данные Организаторов — физических лиц и Представителей Организаторов;
• данные Участников Личных мероприятий;
• данные посетителей Сайта;
• данные лиц, обратившихся в поддержку Оператора;
• данные Спикеров Личных мероприятий — в объёме, необходимом для работы функции «Расписание».

4.2.Оператор действует как лицо, обрабатывающее данные по поручению (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ), когда обрабатывает данные Участников и Спикеров Бизнес-мероприятий. Оператором таких данных является Организатор: он определяет цели и состав обработки, а Оператор выполняет его поручение. Условия поручения — в разделе 12 Политики и в Пользовательском соглашении.

4.3.Кто является оператором данных конкретного Участника, видно на экране согласия в Event-боте: перед сбором данных бот показывает наименование оператора (Организатора или ИП Вихровой О. Ю.) и ссылку на применимые документы.

4.4.При передаче Event-бота другому Организатору (функция передачи бота) права и обязанности оператора данных Участников переходят к новому Организатору. Обязанность уведомить Участников о смене оператора лежит на Организаторах.

5.Правовые основания обработки

5.1.Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:

• договор (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) — Пользовательское соглашение, Публичная оферта или отдельный договор, стороной либо выгодоприобретателем которого является субъект;
• согласие субъекта (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) — там, где иного основания нет; рекламные рассылки — только по отдельному согласию;
• поручение оператора-Организатора (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ) — для данных Участников и Спикеров Бизнес-мероприятий;
• осуществление прав и законных интересов Оператора (п. 6 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) — защита от злоупотреблений, разрешение споров, обеспечение безопасности Платформы, если это не нарушает права субъектов;
• исполнение обязанностей, возложенных законом (п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) — налоговый и бухгалтерский учёт, ответы на запросы государственных органов.

5.2.Согласие субъект даёт на отдельном экране в Event-боте или на Сайте. Экран согласия отделён от экрана ознакомления с документами. Согласие на рекламные рассылки — отдельное, по умолчанию не проставлено. Каждое согласие фиксируется в Журнале согласий.

6.Категории субъектов, состав данных, цели, основания и сроки

6.1.Оператор обрабатывает только те данные, которые перечислены в таблице. Данные сверх таблицы Платформа не запрашивает.

6.2.Записи Журнала согласий (кто, когда и на что дал или отозвал согласие) Оператор хранит 3 года с даты отзыва согласия или прекращения обработки — для подтверждения правомерности обработки.

6.3.Свободные текстовые поля (ответы на дополнительные вопросы, отзывы, вопросы Q&A, обращения) предназначены только для информации по теме Мероприятия. Субъектам и Организаторам запрещено вносить в них данные, перечисленные в разделе 7.

7.Чего Оператор не обрабатывает

7.1.Оператор не обрабатывает:

• специальные категории персональных данных (о здоровье, расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, интимной жизни, судимости);
• биометрические персональные данные.

7.2.Загружать такие данные на Платформу запрещено — в том числе в дополнительные вопросы, отзывы, рассылки и расписание. Если Оператор обнаружит такие данные, он вправе удалить их и заблокировать соответствующий функционал до устранения нарушения.

8.Цели обработки

8.1.Оператор обрабатывает персональные данные только для целей из закрытого перечня:

• регистрация Организатора и вход в Админ-панель по одноразовой ссылке из бота;
• заключение и исполнение договоров: Пользовательского соглашения, Публичной оферты, отдельных договоров;
• работа Event-ботов: регистрация Участников, премодерация заявок, выдача билетов, чекин, расписание, Q&A, сбор NPS и отзывов;
• сервисные уведомления Участникам о Мероприятии;
• аналитика Мероприятия для Организатора: воронка «запуск бота — регистрация — чекин», распределение регистраций и чекинов по UTM-источникам перехода в бот, статистика доставляемости каждой рассылки с разбивкой на доставленные и недоставленные сообщения;
• поддержка Организаторов и Участников;
• статистика Сайта и оценка источников трафика;
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законом;
• защита прав Оператора и третьих лиц при спорах и злоупотреблениях.

8.2.Рекламные рассылки (о товарах, услугах, акциях Оператора или Организаторов) Оператор направляет и позволяет направлять только адресатам, давшим отдельное согласие на рекламу. Разграничение сервисных и рекламных сообщений и ответственность за содержание рассылок установлены Пользовательским соглашением.

8.3.Данные клиентов Тарифа Free Оператор обрабатывает в том же объёме и для тех же целей, что и данные платных клиентов. Оператор не продаёт эти данные и не использует их для монетизации без отдельного согласия субъектов.

8.4.Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, на основании исключительно автоматизированной обработки. Премодерацию заявок Участников проводит Организатор.

9.Порядок и условия обработки

9.1.Оператор обрабатывает данные автоматизированно; данные передаются по сети «Интернет». Неавтоматизированная обработка возможна при работе с обращениями и документами.

9.2.Источники данных:

• субъект сам вводит данные в Event-боте, Главном боте или на Сайте;
• Telegram передаёт технические данные аккаунта (Telegram ID, username, имя профиля) при взаимодействии с ботом;
• Организатор вносит данные Спикеров в расписание;
• билетные системы Timepad и Tilda передают данные Участников по webhook, если Организатор подключил интеграцию;
• счётчики Сайта собирают технические данные посетителей.

9.3.Доступ к данным Участников в Админ-панели имеют Организатор и его Представители, включая лиц с делегированным доступом по разделам. Организатор сам определяет, кому и какие разделы открыть, и отвечает за действия своих Представителей.

9.4.Платформа позволяет Организатору выгружать список Участников в файл Excel. С момента выгрузки Организатор самостоятельно отвечает за сохранность и правомерность использования выгруженных данных.

9.5.Сотрудники и подрядчики Оператора получают доступ к данным в объёме, необходимом для их задач, и только под письменное обязательство о конфиденциальности; за пределами этого круга и за пределами случаев, названных в разделах 10–12 Политики либо прямо предписанных законом (запрос суда, органов следствия, Роскомнадзора), персональные данные не раскрываются никому. Исключений «по договорённости» не бывает.

10.Локализация баз данных

10.1.Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации Оператор ведёт с использованием баз данных, размещённых на территории Российской Федерации (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). Хостинг-провайдер: ТАЙМВЭБ.КЛАУД (Timeweb Cloud); адрес центра обработки данных: г. Москва, ул. Рябиновая, д. 53, стр. 3.

10.2.Сведения о месте размещения баз данных Оператор сообщает в уведомлении Роскомнадзору об обработке персональных данных.

11.Трансграничная передача

11.1.Работа Платформы связана с трансграничной передачей данных:

11.2.До начала трансграничной передачи Оператор направляет в Роскомнадзор уведомление по ст. 12 152-ФЗ.

11.3.В Google-таблицу расписания запрещено вносить персональные данные любых лиц, кроме сведений о Спикерах. Правомерность внесения данных Спикеров обеспечивает Организатор: он получает согласие Спикера и подтверждает это заверением по Пользовательскому соглашению.

11.4.Организатор, который является оператором данных своих Участников, сам исполняет обязанности по ст. 12 152-ФЗ в отношении своей обработки. Эта обязанность закреплена в Пользовательском соглашении.

12.Обработка по поручению Организатора

12.1.Данные Участников и Спикеров Бизнес-мероприятий Оператор обрабатывает по поручению Организатора-оператора (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Текст поручения — раздел о поручении обработки в Пользовательском соглашении.

12.2.По поручению Оператор:

• обрабатывает данные только для целей, определённых Организатором в пределах функций Платформы;
• соблюдает конфиденциальность и обеспечивает безопасность данных мерами из раздела 15;
• по требованию Организатора уничтожает данные Участников либо возвращает их выгрузкой.
• В собственных целях — для своей рекламы, для обогащения своих баз, для обучения алгоритмов — данные Участников Оператор не использует; об инциденте, затронувшем данные конкретного Организатора, Оператор сообщает ему в течение 24 часов с момента выявления, а если инцидент затронул нескольких Организаторов — каждому из них в тот же срок и с описанием того, какие именно данные пострадали. Молча инцидент не закрывается.

12.3.Оператор вправе привлекать субподрядчиков (хостинг-провайдера, сервисы доставки сообщений) с сохранением тех же обязательств. Перечень категорий субподрядчиков — в Пользовательском соглашении; сведения о хостинг-провайдере — в разделе 10, о трансграничных получателях — в разделе 11 Политики.

12.4.Ответственность перед Участником за обработку по поручению несёт Организатор как оператор; Оператор отвечает перед Организатором (ч. 5 ст. 6 152-ФЗ). Запросы Участников и Спикеров таких Мероприятий Оператор передаёт Организатору и содействует в подготовке ответа.

13.Сроки хранения данных, обезличивание и уничтожение

13.1.Базовые сроки хранения определяются целями обработки:

• Данные Участников в рамках конкретного Мероприятия (информация, переданная Организатору) — хранятся 90 дней после окончания Мероприятия, если Организатор не потребовал уничтожить их раньше. По истечении этого срока ПДн участника для Организатора обезличиваются (п. 13.4).
• Единый профиль Участника на Платформе (Platform Passport) — данные хранятся в течение всего срока действия Пользовательского соглашения (до момента удаления аккаунта Участником через платформенный бот Оператора). Это законное основание позволяет Оператору предоставлять Участнику бесшовный доступ к будущим мероприятиям.
• Данные для маркетинговых и информационных рассылок (при наличии отдельного согласия) — хранятся до момента отзыва согласия Участником или отписки от рассылки.
• Данные Организаторов — срок действия договора (оферты) плюс 5 лет (для налогового учета и защиты по спорам).
• Журналы событий и согласий (включая логи платформы) — 3 года после отзыва согласия или прекращения обработки.

13.2.Оператор уничтожает или необратимо обезличивает данные:

• по истечении сроков хранения;
• при достижении цели обработки (если неприменимы иные законные основания, такие как действующая оферта) — в течение 30 дней;
• при отзыве согласия, если нет другого основания продолжать обработку — в течение 30 дней;
• при выявлении неправомерной обработки, которую нельзя устранить — в течение 10 рабочих дней.

13.3.Порядок уничтожения: Уничтожение подтверждается в соответствии с требованиями приказа Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179: актом об уничтожении и выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы.

13.4.Процедура автоматического обезличивания: В целях сохранения ссылочной целостности баз данных и ведения продуктовой аналитики, Оператор вправе применять процедуру необратимого обезличивания вместо физического удаления записей. Персональные идентификаторы (включая telegram_id, external_id, access_token) удаляются или заменяются на криптографический хэш. При этом деперсонализированная статистическая информация (например, факт присутствия is_attended, время чекина checked_in_at, номер билета ticket_number) сохраняется бессрочно и не является персональными данными.

13.5.Если данные нельзя уничтожить или обезличить в срок (например, из-за технологий резервного копирования или особенностей обработки фоновых очередей задач), Оператор блокирует их и уничтожает/обезличивает не позднее 6 месяцев.

14.Права субъектов и порядок обращений

14.1.Субъект персональных данных вправе:

• получать сведения об обработке своих данных: цели, состав, сроки, получателей;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные или получены неправомерно;
• отозвать согласие в любой момент;
• отказаться от рекламных рассылок — в любой момент, независимо от иных согласий;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

14.2.Запрос направляется:

• на email vihrovden@yandex.ru;
• почтой по адресу Оператора: 180020, Псковская область, Псковский район, деревня Борисовичи, ул. Михайловская, д. 1, корп. 3, кв./офис 581.
• Запрос удобно направлять по форме, размещённой на странице документов Платформы; свободная форма тоже принимается, если в ней есть сведения из п. 14.3.

14.3.Запрос должен содержать (ч. 3 ст. 14 152-ФЗ):

• номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта или его представителя, дату выдачи и выдавший орган;
• сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором: например, username в Telegram, email, название Мероприятия;
• подпись субъекта или его представителя.

14.4.Оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней — с направлением мотивированного уведомления (ст. 20 152-ФЗ).

14.5.Если запрос касается Мероприятия, оператором данных которого является Организатор, Оператор в тот же срок передаёт запрос Организатору и сообщает об этом субъекту.

14.6.Порядок отказа от рекламных рассылок установлен п. 6.9 Пользовательского соглашения. Отказ, поступивший по любому из перечисленных там каналов, исполняется с момента получения: адресат исключается из рекламных сегментов.

15.Меры защиты персональных данных

15.1.Организационные меры:

• назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;
• утверждение Политики и внутренних правил работы с данными;
• Регламент доступа к служебным инструментам Платформы: доступ выдаётся поимённо, отзывается в день прекращения работ, а каждое обращение к данным Участников через служебные инструменты записывается в журнал;
• перечень должностей, допущенных к обработке, и обязательства о конфиденциальности, подписанные всеми допущенными лицами, включая подрядчиков на разработке;
• ознакомление допущенных лиц с требованиями 152-ФЗ;
• внутренний контроль соответствия обработки закону и Политике;
• оценка вреда, который может быть причинён субъектам, — по Требованиям, утверждённым приказом Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178.

15.2.Технические меры:

• шифрование соединений при передаче данных (HTTPS/TLS);
• разграничение доступа в Админ-панели по ролям и разделам; доступ, выданный по одноразовой ссылке делегирования, ограничен теми разделами, которые выбрал Организатор, и снимается по его команде из Админ-панели;
• одноразовые ссылки входа со сроком жизни около 60 секунд;
• журналирование действий с данными;
• резервное копирование;
• антивирусная защита и регулярное обновление серверного программного обеспечения.

15.3.Уровень защищённости информационной системы определён по Постановлению Правительства РФ № 1119; меры выбраны по приказу ФСТЭК России № 21 с учётом актуальных угроз.

16.Cookies и метрики Сайта

16.1.Сайт использует cookies и счётчики статистики, такие как Яндекс Метрика и Гугл.

16.2.Cookies нужны для работы Сайта, запоминания настроек и статистики посещаемости. Метрики собирают обезличенные и технические данные: IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, страницы, UTM-метки.

16.3.Посетитель может ограничить cookies в настройках браузера. Это может ограничить работу отдельных функций Сайта.

16.4.UTM-метки переходов в боты (ссылки вида t.me/…?start=источник) Платформа связывает с Участником для аналитики источников регистраций. Эти данные видны Организатору соответствующего Мероприятия.

17.Действия при инцидентах

17.1.При неправомерной или случайной передаче (предоставлении, распространении, доступе) персональных данных, в отношении которых Оператор является самостоятельным оператором (п. 4.1), Оператор:

• уведомляет Роскомнадзор о факте инцидента в течение 24 часов с момента выявления;
• уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ);
• взаимодействует с государственной системой обнаружения и предупреждения компьютерных атак (ГосСОПКА) в установленном порядке.
• Взаимодействие с Роскомнадзором по инцидентам Оператор ведёт в порядке приказа Роскомнадзора от 14.11.2022 № 187.

17.2.Если инцидент затронул данные, обрабатываемые по поручению Организатора, уведомлять Роскомнадзор обязан Организатор как оператор этих данных. Оператор передаёт ему сведения об инциденте в течение 24 часов с момента выявления: состав затронутых данных, предполагаемую причину и принятые меры.

17.3.По итогам инцидента Оператор оценивает вред субъектам, устраняет причины и при необходимости пересматривает меры защиты. Порядок действий при инциденте закреплён во внутреннем Регламенте реагирования на инциденты с персональными данными; по итогам каждого инцидента Регламент пересматривается.

18.Заключительные положения

18.1.Оператор пересматривает Политику при изменении законодательства, состава обработки или функций Платформы, но не реже одного раза в год.

18.2.Новая редакция публикуется на Сайте и в ботах Платформы и действует с даты публикации. Номер редакции и дата указаны в начале документа.

18.3.Вопросы, не урегулированные Политикой, решаются по 152-ФЗ и иному законодательству Российской Федерации.

18.4.Вопросы по Политике направляйте на vihrovden@yandex.ru.